KOMUNIKASI BISNIS

Komunikasi bisnis adalah menurut Himstreet dan Baty dalam Business Communication : Principle Methods, komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui suatu sistem yang biasa (lazim), baik dengan simbol-simbol, sinya-sinyal, maupun perilaku atau tindakan. Sementara itu menurut Bovee, komunikasi adalah suatu proses pengiriman dan penerimaan pesan. Pada umumnya, pengertian komunikasi ini paling tidak melibatkan dua orang atau lebih, dan proses pemindahan pesannya dapat dilakukan dengan menggunakan cara-cara berkomunikasi yang biasa dilakukan oleh seseorang melalui lisan, tulisan maupun sinyal-sinyal non verbal.

Proses Komunikasi, menurut Bovee dan Thill dalam buku Business Communication Today, 6e, peoses komunikasi terdiri atas enam tahap, yaitu :

1.   Pengiriman mempunyai suatu ide atau gagasan, artinya sebelum pengirim pesan menyampaikan ke si penerima, pengirim harus mempunyai topik apa yang ingin ia katakan yang nanti diterima pendengar (penerima).
2. Pengiriman mengubah ide menjadi suatu pesan, artinya agar ide dapat diterima dan dimengerti secara sempurna, pengirim pesan harus memperhatikan beberapa hal, yaitu apa yang ingin disampaikan, maksud (tujuan), audiens, gaya personal.
3. Pengirim menyampaikan pesan, artinya menyampaikan pesan melalui berbagai saluran yang ada kepada si penerima pesan.
4. Penerima menerima pesan, artinya komunikan yang menerima pesan dari komunikator yang menyampaikan.
5.  Penerima menafsirkan pesan, artinya si penerima mulai menterjemahkan apa yang di sampaikan oleh si pengirim pesan, penerima pesan harus bisa memahami dan mengerti apa yang telah di sampaikan.
6.  Penerima memberi tanggapan dan mengirim umpan balik kepada pengirim, artinya umpan balik (feedback) adalah penghubung akhir dalam suatu komunikasi. Umpan balik tersebut merupakan tanggapan penerima pesan yang memunginkan pengirim untuk memulai efektivitas suatu pesan.

Komunikasi yang Efektif

1. Sediakan informasi yang praktis, Berilah informasi yang berguna bagi para audiens, apakah informasi ini untuk membantu mereka melakukan tindakan yang diinginkan atau untuk memahami kebijakanbaru perusahaan. Misalnya, Anda mengkaji blog milik Mena Trott (www.sixapart.com/corner), Anda melihat bahwa setiap posting membantu mengemukakan penyebab blogging dalam beberapa hal dan karena blogging terus berkembang, maka berkembang pula peluang bisnis Six Apart.
2. Berikan fakta bukan kesan yang samar-samar. Gunakan kalimat konkret, detail yang spesifik, dan informasi yang jelas, meyakinkan, akurat, dan etis. Meskipun opini dibutuhkan, sajikan bukti yang meyakinkan untuk mendukung kesimpulan anda.
3. Tunjukkan informasi secara ringkas dan efisien. Berikan pokok-pokok informasi yang paling penting, bukannya memberikan semua informasi kepada pembaca. Sebagian besar pembisnis profesional mengalami serbuan banjir data dan informasi. Pesan-pesan yang jelas dan ringkas lebih efektif daripada bertele-tele.
4. Klarifikasi harapan dan tanggung jawab. Tulislah pesan yang menghasilkan respons spesifik dari audiens tertentu. Nyatakan secara jelas apa yang anda harapkan dari para audiens atau apa yang dapat anda lakukan untuk mereka.
5. Tawarkan argumen dan rekomendasi yang menarik dan persuasive. Tunjukkan kepada para pembaca anda secara tepat, apa manfaat bagi mereka jika merespons pesan anda sesuai dengan cara yang anda inginkan.

Hambatan Dalam Komunikasi

1. Hambatan Teknis

Hambatan ini timbul umumnya karena lingkungan yang memberikan dampak pencegahan terhadap kelancaran dalam pengiriman dan penerimaan pesan. Hambatan di era saat ini semakin dapat di minimalisir karena penemuan teknologi-teknologi komunikasi terbaru sehingga komunikasi melalui media komunikasi dapat diandalkan serta bisa lebih efisien.

2. Hambatan semantik

Hambatan (gangguan) semantik menjadi hambatan dalam proses penyampaian suatu idea secara efektif. Semantik berkaitan dengan bahasa yang digunakan komunikator sebagai alat untuk menyampaikan pikirannya kepada komunikan.

3. Hambatan manusiawi

Hambatan ini muncul dari masalah – masalah pribadi yang dihadapi oleh orang yang terlibat dalam komunikasi, baik komunikator atau komunikan.

Menurut Cruden dan Sherman, hambatan ini meliputi :

·         Hambatan yang muncul dari perbedaan individual manusia, seperti perbedaan persepsi, umur dan kondisi emosi, pencarian informasi, keterampilan mendengarkan, penyaringan informasi.

·         Hambatan ini ditimbulkan oleh iklim psikologis organisasi atau lingkungan sosial dan budaya seperti kondisi suasana dan iklim kerja serta tata nilai yang dianut.

Berikut ini adalah solusi dalam menanggulangi komunikasi bisnis :

1.         Belajar dan berlatih

2.         Memperdalam hubungan kemanusiaan, yaitu mempelajari tentang etika

3.         Memahami sistem sosial

4.         Menggunakan media komunikasi yang tepat

5.         Menggunakan bahasa yang dipahami oleh komunikator dan komunikan

Sumber : Buku Komunikasi Bisnis Edisi keempat, Penerbit: ERLANGGA, Djoko Purwanto.